როგორ შევიმუშაოთ ეფექტიანი ორგანიზაციული სტრატეგია – FM ქოუჩი

ყველა ორგანიზაციას სჭირდება სტრატეგია, რომელიც გაწერილი იქნება დროის გარკვეულ მონაკვეთზე. სტრატეგია მოიცავს რამდენიმე მნიშვნელოვან ფაქტორს,  რომელიც მისი შემუშავების დროს უნდა იყოს გათვალისწინებული. როგორ შევიმუშაოთ ეფექტიანი ორგანიზაციული სტრატეგია – გადაცემის “FM ქოუჩი” სტუმარია “ჯეპრას” უფროსი კონსულტანტი თამუნა მაჭავარიანი.

რა იგულისხმება პროექტის მიზნებში?

პროექტის მიზანი განსაზღვრას, თუ რას ემსახურება ესა თუ ის პროექტი. მაგალითისათვის, თუ ხორციელდება პროექტი – ორგანიზაციის სტრატეგიის შემუშავება, მაშინ თავიდანვე ნათელი უნდა იყოს რას ემსახურება ასეთი სტრატეგიული დოკუმენტის შექმნა. სტრატეგიის შექმნის მიზანი შესაძლოა იყოს ორგანიზაციის მომავალი საქმიანობის სტრუქტურიზირება ან ორგანიზაციის ტრანსფორმაციისთვის მომზადება ან ინსტიტუციური განვითარება და შესაძლებლობების გაძლიერება. რაც შეეხება, დოკუმენტაციის ანალიზს, ამისთვის პირველ რიგში განისაზღვრება თუ რა დოკუმენტები არსებობს, რომლებიც პირდაპირ ან ირიბ ზეგავლენას ახდენენ ორგანიზაციაზე. ეს შესაძლოა იყოს შიდა დოკუმენტაცია – წესდება, ნორმატიული აქტები, წინა პერიოდის სტრატეგიები თუ ასეთი არსებობდა და მათი შესრულების ანგარიშები, ზოგადი წლიური ანგარიშები, პროცედურები და პროცესები, თუ ისინი დოკუმენტირებულია და სხვ. ასევე შესწავლას ექვემდებარება გარე დოკუმენტაცია, როგორიც არის ორგანიზაციის ოპერირების სფეროს მარეგულირებელი კანონმდებლობა, საკანონმდებლო/ნორმატიული აქტები როგორც ქვეყნის შიგნით, ასევე ქვეყნის გარეთ (იმ შემთხვევაში როცა სფერო განეკუთვნება ქვეყნის მიერ საერთაშორისო საზოგადოების წინაშე აღებული ვალდებულებების ნაწილს), სფეროში ადგილობრივი და საერთაშორისო გამოცდილება, სხვადასხვა ტიპის კვლევები და მრავალი სხვ.

თუმცა, დოკუმენტაციის შესწავლა საჭიროებათა კვლევის ერთი ნაწილია. იმისათვის რომ საჭიროებათა კვლევა იყოს სრულყოფილი, აუცილებელია სტეიკჰოლდერების – ჩართული მხარეების კვლევა. ჩართული მხარეები, ეს არის ორგანიზაციის შიგნით ან გარეთ არსებული ინსტიტუციები ან პიროვნებები, რომლებსაც ნებისმიერი სახის გავლენა აქვთ მოცემულ ორგანიზაციაზე, ან თვითონ არიან ამ ორგანიზაციის გავლენის ქვეშ. შიდა ჩართულ მხარეებში აუცილებლად მოიაზრებიან ორგანიზაციის ის თანამშრომლები, რომლებსაც კონკრეტული როლი აქვთ ამ ორგანიზაციაში და რომელთა ჩართულობა და მონაწილეობა კრიტიკულია სტრატეგიის შემუშავების დროს, რადგანაც ზუსტად ისინი არიან ის ადამიანები, რომელთაც უნდა განახორციელონ ეს სტრატეგია. გარე ჩართული მხარეები კი შეიძლება იყოს მარეგულირებელი ორგანოები, პარტნიორი ორგანიზაციები, კლიენტები ან დამკვეთები.

საჭიროებათა კვლევის კიდევ ერთი ნაწილი შესაძლოა იყოს რაოდენობრივი და/ან თვისობრივი კლვევა, ფოკუს ჯგუფებში. ასეთი კვლევის შედეგების ქონა განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია თუ ორგანიზაციის სამიზნე ჯგუფები რიცხობრივად დიდია და თვითონ ჯგუფები მრავალფეროვანი.

როგორ განისაზღვება პროექტის შინაარსი?

პროექტის, ამ შემთხვევაში სტრატეგიის შინაარსი დგება შემდეგნაირად – საჭიროებათა კვლევის განხორციელების შედეგად მისი შინაარსის გაცნობა ხდება შიდა სტეიკჰოლდერებისათვის, რასაც მოყვება სვოტის განსაზღვრის შეხვედრა. ამ სამუშაო შეხვედრაზე მისი მონაწილეები განიხილავენ კვლევის ანგარიშს და ერთობლივად განსაზღვრავენ ორგანიზაციის ძლიერ და სუსტ მხარეებ, შესაძლებლობებს და საფრთხეებს. ამავე შეხვედრაზე ისინი განსაზღვრავენ თუ რა არის ორგანიზაციის მისია, როგორი ღირებულებები აქვთ, როგორი ხედვა მისიის შესასრულებლად და ისახავენ მიზნებს, რომელთა მიღწევაც ერთობლიობაში იწვევს მისიის შესრულებას. შემდგომ უკვე მიზნები იშლება ამოცანებად, ამოცანები პროექტებად და აქტივობებად.

ჩართულობა არის გადამწყვეტი პროექტის წარმატებისათვის. ჩართულობა ამაღლებს ადამიანების პასუხისმგებლობას იმ დოკუმენტის მიმართ, რომლის მომზადებაშიც მიიღეს მონაწილეობა. მათ უჩნდებათ კუთვნილება და ვალდებულება დოკუმენტის შესრულებაზე. მხოლოდ ასე არის შესაძლებელი წარმატების მიღწევა. გარდა პასუხისმგებლობისა და კუთვნილებისა, ასეთ შეხვედრებზე (სადაც ყველა მონაწილე ღიად საუბრობს საკუთარი ორგანიზაციის დადებით და უარყოფით ასპექტებზე, პრობლემებზე რაც აწუხებს, ან მიღწევებზე სადაც თავის და სხვების წვლილს ხედავს) ადამიანები თავს გრძნობენ გუნდის წევრად, რაც მათ მატებთ თავდაჯერებულობას და აძლევთ რწმენას, რომ ისინი გუნდის მნიშვნელოვანი წევრები არიან.

რამდენად მნიშვნელოვანია გეგმის შემუშავება?

გეგმის შემუშავება პროექტის ისეთივე მნიშვნელოვანი ნაწილია როგორც ყველა სხვა. მე ვიტყოდი უფრო მეტად მნიშვნელოვანიც. გეგმა უნდა იყოს რაც შეიძლება რეალისტური, მასში თითოეულ აქტივობას უნდა ყავდეს შესრულებაზე პასუხისმგებელი ადამიანი, უნდა იყოს დროში გაწერილი. აქტივობას უნდა ქონდეს შეფასების კრიტერიუმი, რომლითაც გარკვეული პერიოდულობით შევაფასებთ რა და როგორ კეთდება. რაც მთავარია გეგმა უნდა იყოს ფინანსურად რეალისტური, შესაბამისად სასურველია რომ რაც შეიძლება დეტალურად მივუწეროთ საჭირო ხარჯების ჯამი თითოეულ თუ არა აქტივობას, მინიმუმ ამოცანის შესრულებას მაინც.

გადაცემის ლაივი:

https://www.facebook.com/fortuna106.9/videos/1927131627311657/

გადაცემის  ჩანაწერი: