როგორია პროექტების მართვის მოქნილი – Agile მიდგომა – FM ქოუჩი

გადაცემის ლაივი LIVE

როგორია პროექტების მართვის მოქნილი – Agile მიდგომა – ამ თემაზე მარტა ქარუმიძის გადაცემაში „FM ქოუჩი“ Management Center-ის დირექტორმა ნინო გორგაძე ისაუბრა.

როგორია ეჯაილის  გამოყენების არეალი?

სიტყვა ეჯაილი (Agile, მოქნილი, სწრაფი) ლათინურიდან გამომდინარეობს – ნიშნავს ”ქმედებას, მოქმედებას”, გულისხმობს საკუთრების შეგრძნებას და რაიმეს წინწაწევის უნარს.

უფრო დეტალურად რომ განვიხილოთ, ეჯაილ მეთოდები და მეთოდოლოგიები არის ერთგვარი ქოლგა ტერმინი, რომელიც მოიცავს ბევრ მეთოდსა და მოდელს. ეჯაილი ძირითადად მაინც ინფორმაციული ტექნოლოგიების სფეროში გამოიყენება, თუმცა მისი პრინციპები, VUCA სამყაროში ბევრ სხვა სფეროში იკიდებენ ფეხს სრულად ან ნაწილობრივ.

ინფორმაციული ტექნოლოგიების სფეროში ჩატარებული ერთ-ერთი კვლევის მიხედვით, ორგანიზაციების 67% ეჯაილით მუშაობს, 24% ჰიბრიდულით ხოლო 9% ტრადიციული მეთოდით.

2001 წლის თებერვალში, აშშ-ს იუტას შტატში შეიკრიბა ჩვიდმეტი პროფესიონალი, მათ სამი დღე იმსჯელეს თუ როგორ გაეუმჯობესებინათ თავისი ტექნოლოგიური პროექტების მართვის პრაქტიკა, ვინაიდან ტრადიციული კასკადური მეთოდით, მზარდ გამოწვევებს ვეღარ პასუხობდნენ და ჩამოაყალიბეს რა „ეჯაილ მანიფესტო“, სადაც გაწერეს ეჯაილის ოთხი  ღირებულება და თორმეტი ძირითადი პრინციპი.

ეჯაილის ოთხი ღირებულება: 1. პიროვნებები და ურთიერთქმედება უპირატესია ვიდრე პროცესები და ინსტრუმენტები, 2. მუშა პროგრამული უზრუნველყოფა უპირატესია ვიდრე ყოვლისმომცველი დოკუმენტაცია, 3. მომხმარებელთან თანამშრომლობა უპირატესია ვიდრე საკონტრაქტო მოლაპარაკებები, 4. ცვლილებაზე რეაგირება უპირატესია ვიდრე გეგმის გაყოლა

ჩამოყალიბდა ეჯაილის თორმეტი პრინციპი, რომელიც ახდენს ოთხი ღირებულების დეტალიზაციას.

ეჯაილ მეთოდები:

ეჯაილ მიდგომა ყველაზე ხშირად ინფორმაციული ტექნოლოგიების სფეროში გამოიყენება, თუმცა წარმატებით იკიდებს ფეხს სხვა სფეროებშიც და ზოგადად ორგანიზაციების მართვის დონეზეც კი.

სადღეისოდ ოცამდე ეჯაილ მეთოდია ცნობილი, რომლებიც სხვადასხვა დანიშნულებით გამოიყენება, განსხვავებული სპეციფიკები გააჩნიათ და განსხვავებულია მათი გამოყენების სიხშირეც.

ეჯაილის ხშირად გამოყენებადი მეთოდებია: Scrum – 66%, Scrumban – 9%, Kanban 6%, Lean Startup – 1%, XP – 1% და ა.შ.

საქართველოში ჩატარებული კვლევის მიხედვით, რომელშიც 70-მდე პროფესიონალი მონაწილეობდა, ტრადიციული კასკადური მეთოდით პროექტებს 18,6% მართავს, მოქნილ ეჯაილ მიდგომას იყენებს 32.9%, ხოლო ორივე მეთოდის ჰიბრიდს კი 48.6%.

გამოკითხული 70-მდე რესპოდენტიდან 59 მართავს ეჯაილ პროექტებს და აქაც, ისევე როგორც გლობალურად, უპირობო ლიდერია სქრამი – 79.7%, კანბანი – 37,3%, ლინი – 8,5%.

უფრო დეტალურად განვიხილოთ ყველაზე ხშირად გამოყენებული სქრამ და კანბან მეთოდები:

1. სქრამი

სქრამი არის მსუბუქი ჩარჩო (ფრეინვორკი), რომელიც ეხმარება ადამიანებს, გუნდებს და ორგანიზაციებს ღირებულების შექმნაში კომპლექსური პრობლემების ადაპტაციური გადაწყვეტილებების საშუალებით. მოკლედ რომ ვთქვათ, სქრამი საჭიროებს სქრამ მასტერს, რომელიც ხელს უწყობს ისეთი გარემოს შექმნას, სადაც: [12].

1, პროდუქტის მფლობელი უკვეთავს სამუშაოს, რომელიც საჭიროა კომპლექსური პრობლემის გადასაჭრელად და ის თავსდება პროდუქტის ჩანაწერში (ბექლოგში).
2. სკრამის გუნდი განსახორციელებელი სამუშაოს ნაწილს აქცევს ღირებულების ინკრემენტად სპრინტის განმავლობაში
3. სქრამ გუნდი და დაინტერესებული მხარეები (სტეიკჰოლდერები) ამოწმებენ შედეგებს და ემზადებიან მომდევნო სპრინტისთვის.

2. კანბანი

კანბანი ასევე წარმოადგენს ეჯაილ მეთოდს, თუმცა ნაწილობრივ. კანბანი არის ეჯაილის ნაწილი ვინაიდან ორივე შესააბამება და მიუყვება ლინის კონცეფციას, რომელიც მოიცავს ფოკუსს ღირებულებებზე, მცირე ნაწილების მართვასა და დანაკარგების ელიმინაციას.

კანბანის მეთოდი დაინერგა ტოიოტაში, ტაიჩი ონოს (Taiichi Ohno) მიერ წარმოების ეფექტურობის ზრდის მიზნით. კანბანის საკვანძო კომპონენტია სამუშაოს პროგრესის ლიმიტი (Work in Progress WIP Limits), რომელიც ზღუდავს საქმეების (თასქების) ოდენობას დროის ერთი და იგივე პერიოდში. კანბანის მთავარი ინსტრუმენტია კანბან დაფა.

კანბანი და კანბან დაფები გარდა პროექტებისა, სადღეისოდ ფართოდ გამოიყენება ბევრ სფეროში ე.წ. თასქ-მენეჯმენტისთვის ინდივიდუალურ და ორგანიზაციულ დონეებზე, სხვადასხვა პროგრამული უზრუნველყოფების გამოყენებით, როგორებიცაა მაგალითად Trello, JIRA, Asana და სხვ.

რომელი მეთოდია უკეთესი?

ძნელია იმის ზუსტად თქმა, თუ რომელი მიდგომა და მეთოდია უკეთესი. ერთის მხრივ, ტრადიციული კასკადური მეთოდი უფრო მიზანშეწონილია, როდესაც პროექტში ნაკლები გაურკვევლობაა, მიზნები და ამოცანები ნათელია და კარგად განსაზღვრულია დასაწყისშივე. მეორეს მხრივ, ეჯაილი უკეთესია როდესაც პროექტში ბევრი გაურკვევლობა და ცვლილებებია, ინოვაციური და კრეატიულია, ვინაიდან ეჯაილი გაცილებით უფრო მოქნილია.

ძველი სტილით მომუშავე ორგანიზაციებს ტრადიციული ტიპის ორგანიზაციები ეწოდათ, მიუხედავად იმისა რომელი მეთოდით მუშაობენ ისინი – კასკადურით თუ ეჯაილით. მოქნილი ორგანიზაციების ყველაზე მნიშვნელოვანი განსხვავება ტრადიციულისგან არის ის, რომ იქ გამოიყენება ყველა მეთოდი და მათი კომბინაცია, საჭიროებისა და გამოწვევების შესაბამისად და არ ხდება რომელიმე ერთი დადგენილი მეთოდის ხისტად გამოყენება.

მიუხედავად იმისა, რომ ეჯაილი სულ უფრო ფართოდ გამოიყენება, განსაკუთრებით კი ინფორმაციული ტექნოლოგიების სფეროში, მის დანერგვასთან დაკავშირებით შეიმჩნევა რიგი სირთულეები. 2021 წლის 15^th State of Agile კვლევის მიხედვით, გამოკითხული რესპონდენტების 30%-მა სულ მცირე ათი პრობლემა დაასახელა.

ძირითადი გამოწვევები, რომელთა წინაშე დგანან ორგანიზაციები ეჯაილის დანერგვისას, ბოლო წლების განმავლობაში მეტწილად უცვლელი დარჩა, ესენია: ორგანიზაციული კულტურის გამოწვევები, ცვლილებებისადმი წინააღმდეგობა და მხარდაჭერისა და უნარების ნაკლებობა.

ტექნოლოგიები პროექტების მართვაში…

სადღეისოდ პროექტების მართვა, განსაკუთრებით კი ეჯაილ მართვა სრულად ან თითქმის სრულად ხორციელდება სხვადასხვა პროფესიული პროგრამული უზრუნველყოფების მეშვეობით. განსაკუთრებით COVID 19 პანდემიამ დააჩქარა გაციფრულების პროცესი, ვინაიდან ადამიანები დისტანციურ მუშაობის რეჟიმზე გადავიდნენ და დღემდე ნაწილობრივ ინარჩუნებენ ამ ტენდენციას. მაგალითად, ყველაზე დიდი ცვლილება 2020-2021 წლებში ციფრული ტრანსფორმაციაა, რომელზეც მოდის ცვლილებების 68%. 15^th State of Agile Report (2021)მიხედვით, გლობალურად ყველაზე ხშირად Jira გამოიყენება, მეორე ადგილზეა Digital.ai, მესამეზე Azure DevOps, მეოთხეზე Broadcom, ხოლო მეხუთეზე კი Trello.  საქართველოში ჩატარებული კვლევის მიხედვით, გლობალურ მონაცემთან შედარებით განსხვავებული სურათია, კერძოდ:  როგორც კვლევიდან ჩანს, საქართველოში ისევე როგორც გლობალურად პროგრამა JIRA (51,4%) ყველაზე დიდი პოპულარობით სარგებლობს, ხოლო Microsoft Project ჩვენთან გაცილებით უფრო პოპულარულია, მათ შორის IT პროექტების მართვისას, ხოლო Azure DevOps საქართველოში ახლა იკიდებს ფეხს.

მიუხედავად იმისა, რომ ეჯაილ მართვის ოცამდე მეთოდი არსებობს, რამდენიმე საერთაშორისო სტანდარტი და ათეულზე მეტი პროგრამული უზრუნველყოფა, გააჩნია ბევრი დადებითი ეფექტი ორგანიზაციებზე და პროექტებზე, მისი გამოყენება და დანერგვა მაინც რიგ პრობლემებს უკავშირდება. ახალი ეჯაილ მეთოდის დანერგვა საჭიროებს პირველ რიგში გუნდის შესაბამის მომზადებას, ვინაიდან რეზისტენტულობა ახასიათებს ზოგადად ნებისმიერ ცვლილებას. ამავდროულად, ეჯაილი განსხვავებული მართვის სქემაა, გუნდი თვითმართვადია, რასაც მაღალი დონის თვითმართვა, მოტივაცია და გააზრება ჭირდება გუნდისა და ლიდერების მხრიდან. მხოლოდ ამის შემდეგაა უპრიანი ეჯაილის კონკრეტული მეთოდის, ჩარჩოს, არტეფაქტების, პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვა და შესაბამისი როლების იდენტიფიცირება.