რა არის დავალებებისა და საქმეების მართვა ანუ ე.წ. თასქ-მენეჯმენტი – FM ქოუჩი

გადაცემის ლაივი LIVE

რა არის დავალებებისა და საქმეების მართვა ანუ ე.წ. თასქ-მენეჯმენტი – ამ თემაზე გადაცემაში „FM ქოუჩი“ პროექტების და ბიზნეს პროცესების მართვის კონსულტანტმა ნინო გორგაძემ ისაუბრა.

რა არის დავალებების/საქმეების მართვა ანუ ე.წ. თასქ-მენეჯმენტი?

საქმეების მენეჯმენტი არის ამოცანების შექმნის, პრიორიტეტების განსაზღვრის, დელეგირებისა და მონიტორინგის პროცესი, რათა უზრუნველყოფილი იყოს მათი დასრულება სხვადასხვა ეტაპების გავლით მოცემულ ვადებში. ის ასევე გულისხმობს სამუშაო პროცესის ორგანიზებას და დაბრკოლებების გადაჭრას, რათა უზრუნველყოს ამოცანის ეფექტური შესრულება. დავალების მენეჯმენტი არის პროექტის ეფექტური მენეჯმენტისა და წარმატებული ბიზნეს პროცესების აუცილებელი კომპონენტი.

დავალების მენეჯმენტი ასევე ნიშნავს ამოცანის ყველა ასპექტის ეფექტურად მართვას, როგორიცაა ბიუჯეტი, დრო, შინაარსი და მოცულობა, რესურსები, განმეორება და ა.შ.

საქმეების მენეჯმენტი გვეხმარება გადაწყვეტილების  სწრაფ მიღებაში, ვინაიდან პროცესს, მის პროგრესსა და ცვლილებებს ვხედავთ რეალურ დროში.

ვისთვისაა თასქ-მენეჯმენტი?

• ბიზნეს, ოპერაციული და პროექტული ლიდერებისთვის
• გუნდებისთვის
• ინდივიდებისთვის

შესაბამისად, სადღეისოდ, საქმეების მართვა ორგანიზაციაში უფრო ფართო გაგებით მოიაზრება:

• ორგანიზაციის სამუშაო ნაკადების ორგანიზება – ოპერაციების და პროექტების დონეზე
• კომუნიკაციის ნაკადების მოწესრიგება
• დოკუმენტების გაზიარების და ბრუნვის ორგანიზება
• ეფექტური სისტემა წარმოუდგენელია პროგრამული უზრუნველყოფის გარეშე

რა მეთოდები არსებობს საქმეების მართვისთვის?

თქვენ შეგიძლიათ მართოთ ამოცანები სხვადასხვა ხელსაწყოებით, მათ შორის:

• მარტივი სამუშაოების სიები
• კანბანის დაფები
• კალენდრები
• პროგრამული უზრუნველყოფა

რისთვის გვჭირდება საქმეების მართვა?

1. ორგანიზაციის ორგანიზება

როგორც წესი, ერთდროულად ბევრ დავალებაზე გვიწევს მუშაობა, რაც ზოგჯერ ქაოსად იქცევა. დავალების მენეჯმენტის პრინციპები მნიშვნელოვნად აუმჯობესებს სამუშაო ნაკადებს და კომუნიკაციებს.

2. პროდუქტიულობის ზრდა

სისტემა ზრდის პროდუქტიულობას იმით,  რომ სწორი რესურსები გამოიყენება სწორ დროსა და ადგილას.

3. ფოკუსირება სამუშაოზე

კონცენტრირდები შენს მიზნებზე და დავალებებზე ერთ სივრცეში.

რაში მდგომარეობს საქმეების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფის უპირატესობები?

• ყველა პროცესის (ოპერაციის და პროექტულის) ამოცანის ორგანიზება ერთ პლატფორმაზე: ამოცანების მართვის სწორი ხელსაწყოებით, იქმნება სრული სამუშაო ადგილი ერთ პლატფორმაზე და შესაძლებელია მარტივად ამოცანების დელეგირება, კონტროლი და პრობლემების გადაჭრა.
• ამოცანების პრიორიტეტიზაცია: თასქების დაყოფა მეტად და ნაკლებად პრიორიტეტულებად.
• გუნდური მუშაობის გაუმჯობესება: ამოცანების მართვის პლატფორმებს აქვთ ფუნქციები თანამშრომლობის გასაძლიერებლად, როგორიცაა დავალების შიგნით კომენტარები და მომხმარებლის მონიშვნა, ჩათები, რათა დაეხმარონ გუნდებს მიზნობრივ კომუნიკაციაში.
• რთული პროცესების და პროექტების დაყოფა ქვეამოცნებებად და დამოკიდებულებებად. ამოცანების მართვის პროგრამული უზრუნველყოფა, გაძლევთ საშუალებას შექმნათ ქვე-დავალებები და დამოკიდებული ამოცანები, ასე რომ უფრო ადვილია მისი მართვა.
• განმეორებადი ამოცანების ავტომატიზაცია: ზოგიერთი დავალება, როგორიცაა ყოველთვიური ანგარიში ხდება კონკრეტულ თარიღებზე მთელი წლის განმავლობაში და შესაძლებელია მათი საჭირო პერიოდში ავტომატიზაცია.
• საქმეების ერთიანი ხედვა: მიზნობრივ დაფებზე ან პირად სივრცეში შესაძლებელია დავალებების სტატუსის ან საკუთარი დავალებების დანახვა.
• პორტაბელურობა: ვებ და მობილური აპლიკაციების არსებობა.
• დისტანციური გუნდების მხარდაჭერა: მუშაობა შესაძლებელია ნებისმიერ დროს და ადგილიდან.
• კომუნიკაციური მხარდაჭერა: ჩათები და ვიდეო ზარები
• ფაილინგის მხარდაჭერა: ყველა დოკუმენტი დალაგებულია მიზნობრივ სივრცეში
• ინტეგრაცია: სხვადასხვა ფუნქციის და პროგრამების გაერთიანება

რა მდგომარეობაა საქმეების მართვის გაციფრულების კუთხით საქართველოში?

საქართველოში საქმეების მართვის პროგრამების დანერგვა პანდემიასთან ერთად გახშირდა. მცირე, საშუალო და დიდი კომპანიები გადავიდნენ დისტანციურ სამუშაოზე და საჭირო გახდა მართვის ალტერნატიული მეთოდების მოძიება, ვინაიდან მეილებით აღნიშნული საქმის კეთება შეუძლებელია.

სადღეისოდ ორგანიზაციების ჭრილში პოპულარულია Microsoft 365, Trello, Bitrix24, Zoho, Asana. კომპანიები ან თავად ან კონსულტანტების საშუალებით ნერგავენ სისტემებს.

რა სირთულეებია პროგრამული უზრუნველყოფის დანერგვის კუთხით საქართველოში?

1. არასწორად შერჩეული პროგრამა

ხშირად პრობლემა არასწორად შერჩეული და არასწორად დანერგილი პროგრამაა, რაც უკუეფექტს და თანამშრომლების უკმაყოფილებას იწვევს

2. საჭიროა კულტურის ცვლილება

საჭიროა საქმის კეთების და დამოკიდებულების სრული ცვლილება

3. იცვლება პროგრამული უზრუნველყოფა

მეილებიდან და ზარებიდან გადასვლა ხდება ახალ სისტემაზე, რომელსაც სწავლა, მორგება და შეჩვევა ჭირდება

რა დადებითი მხარეები აქვს ამ სისტემას საქართველოში?

1. გაზრდილი ეფექტურობა
2. მოწესრიგებული და გამარტივებული სამუშაო პროცესები
3. კონტროლის და ანალიტიკის სრულყოფილი შესაძლებლობა
4. შეფასების სისტემის დანერგვის შესაძლებლობა
5. მუდმივი გაუმჯობესების შესაძლებლობა

ბიზნეს პროცესების და საქმეების მართვის გაციფრულება არის ეფექტური მუშაობის ერთადერთი საშუალება დღეს და მომავალში. ესაა დიდი მოგზაურობის დასაწყისი, რომელიც არასოდეს სრულდება.